SMCC

A SMCC dispõe de uma moderna infra-estrutura de áudio, vídeo e som, além de facilidades como convênio com estacionamento (gratuito para associados) e secretaria para realização de cursos e palestras em sua sede.

Além disso, possui uma agradável área social para confraternização e exposição na cobertura da sede.

É dever dos Departamentos Científicos (DCC) da SMCC promover e estimular eventos que propiciem informação e atualização científica aos colegas associados e não-associados de nossa cidade e região.

Segue abaixo o regulamento que deverá ser respeitado pelos Departamentos e Comissões Científicas e todos os demais interessados.

Este regulamento poderá ser alterado pela Diretoria da SMCC a qualquer momento.

REGRAS GERAIS

(todos os eventos)

DCC = Departamentos/Comitês Científicos SMCC

Evento = qualquer atividade científica
(desde uma simples reunião até um grande congresso)

Notificação de Eventos:

A solicitação de sala/espaço destinado a reuniões/eventos científicos deve ser formalizada mediante preenchimento do Formulário de Controle de Eventos,
disponível no site da SMCC (versão para preenchimento online) ou na secretaria.
É de responsabilidade dos organizadores a veracidade e respeito às informações inseridas no Formulário, sob pena de advertência ou suspensão do evento.
Qualquer solicitação de alteração do dia ou horário para a realização de eventos deverá ser informada por escrito para a Diretoria Científica através da secretaria (alterações mediante disponibilidade).
A SMCC terá o direito de ocupar até 05 (cinco) minutos da programação dos eventos apoiados ou promovidos por ela para divulgação institucional ou outras ações de marketing direcionadas ao público do evento.

Espaços Disponíveis:

As salas serão reservadas, preferencialmente, de acordo com sua capacidade e previsão de número de participantes no evento:
Sala A (Auditório): mais de 80 participantes
Sala B: mais de 40 participantes
Sala C: até 40 participantes
Sala D: até 30 participantes
Sala E: até 10 participantes
Salão Social: capacidade até 200 pessoas (coquetel) ou até 100 pessoas (jantar)
A disponibilidade dos espaços será verificada sempre que houver uma solicitação para eventos e seguirá os seguintes critérios de preferência caso haja conflito (nesta ordem):

Cronológico (data de entrega do Formulário de Controle de Eventos);
Público estimado versus tamanho da sala (os eventos podem ser realocados

para salas maiores/menores de acordo com o histórico de público);
Atividade do Departamento (os DCC mais ativos terão preferência sobre os menos atuantes ou desativados);
Caso permaneçam dúvidas, cabe ao Diretor Científico avaliar e decidir a situação.

Custo de Locação de Sala/Auditório/Salão Social:

O custo para locação de salas/auditório será registrado em uma tabela aprovada pela Diretoria SMCC e seguirá as seguintes regras:

Para eventos realizados/promovidos por DCC da SMCC, a locação da sala será gratuita;
Para eventos apoiados por DCC da SMCC, haverá uma política de desconto no valor da locação (vide abaixo);
Para os demais será obrigatório o pagamento do valor da locação conforme tabela vigente.

O Salão Social deverá seguir tabela de preços própria, sendo que existe uma taxa diferenciada para os eventos dos DCC.
O horário de funcionamento da SMCC é das 08h00 às 23h00. Caso o horário seja ultrapassado, incorrerá cobrança ao organizador do evento, referente à taxa do transporte para o funcionário (consultar valor na época) independente do evento ser realizado ou não por DCC.

Nota: Observar que o término do evento deve levar em consideração retirada de materiais, organização das cadeiras e espaços utilizados, desmontagem de buffett, e o fechamento da entidade. Caso seja necessário, avisar a Secretaria Científica com antecedência de 48 horas.

Equipamentos & Acessórios:

Os equipamentos áudio-visuais e computadores estarão liberados conforme sua disponibilidade em cada sala (consultar) e serão fornecidos seguindo rigorosamente a solicitação do Formulário de Controle de Eventos, sendo de responsabilidade do organizador do evento a locação de equipamentos extras.
No caso de contratação de serviços áudio-visuais de terceiros, o organizador assume total responsabilidade por eventuais danos/prejuízos causados à SMCC e esta se isenta de qualquer responsabilidade sobre os serviços e equipamentos contratados.

Apresentar relação completa das empresas envolvidas no evento (Buffet, decoração, imprensa, áudio, etc). Não será autorizada a entrada de empresas que não constarem na lista.

Responsabilidades:

O organizador do evento será o responsável por qualquer dano ou prejuízo ao espaço (sala/auditório) e aos equipamentos e acessórios durante seu uso, incluindo a responsabilidade de ressarcimento caso haja danos/prejuízos ao patrimônio ou imagem da SMCC.
Caso necessário, fica a cargo do solicitante providenciar a devida autorização junto à EMDEC (Empresa Municipal de Desenvolvimento de Campinas) para embarque e desembarque de material na SMCC. Não nos responsabilizamos por multas ou eventuais ocorrências.
O organizador se responsabiliza perante o ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) pelo cumprimento da legislação referente a direitos autorais quando houver músicas ao vivo ou mecânica.
O volume de som não deverá ultrapassar os níveis permitidos no local (de acordo com os horários de realização).

Coffee-Break / Coquetel:

O coffee-break/coquetel deve ser contratado pelo organizador. A SMCC e seus funcionários não se responsabilizam pela qualidade dos serviços contratados.
A responsabilidade sobre a montagem e serviço de coffee-break/coquetel é do organizador. A SMCC não se responsabiliza pelo eventual consumo por pessoas não relacionadas ao evento.
Os eventos de maior porte devem considerar o uso do Salão Social (cobertura) para melhor acomodação de seus convidados.

Inscrições:

Os associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC terão direito a desconto mínimo de 50% quando houver cobrança de inscrições para eventos realizados nas dependências da SMCC.
Os valores das inscrições serão destinados ao organizador do evento. No caso de eventos dos DCC onde houver mais de um DCC envolvido na organização do evento (ou um DCC e um terceiro), os valores serão divididos conforme acordo entre os mesmos (sugere-se a redação de um contrato simples entre as partes).

Estacionamento:

O estacionamento será cortesia somente para associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC e palestrantes de eventos dos DCC.
A situação do associado será verificada no sistema no momento do benefício.
É necessário carimbar o ticket na secretaria.
Fica a cargo do organizador negociar diretamente com o estacionamento, caso haja interesse em condições especiais para seus convidados.
O estacionamento deverá ser comunicado por escrito para a abertura fora do expediente da SMCC, a qual não se responsabiliza por qualquer acordo entre o estacionamento e o organizador do evento.

NORMAS PARA EVENTOS / REUNIÕES DOS DEPARTAMENTOS E COMISSÕES CIENTÍFICAS DA SMCC

Classificação:

A participação dos DCC em eventos ou reuniões deve seguir as seguintes normas:

REALIZAÇÃO/PROMOÇÃO = quando o DCC é o real promotor do evento/reunião.

Os seguintes itens devem ser respeitados:

o Formulário de Controle de Eventos deve ser preenchido pelo coordenador ou pelo 1º ou 2º secretários do DCC;
membro(s) do departamento (coordenador e/ou secretários) deve(m) obrigatoriamente participar da organização do mesmo;
o logotipo SMCC e o nome do DCC devem constar de maneira obrigatória, explícita e com destaque em qualquer meio de divulgação;
o DCC envolvido responde por toda e qualquer cobrança (seja ela financeira, jurídica ou administrativa);
o evento entra no Relatório de Atividades como produção do respectivo DCC;
o uso dos espaços e serviços da SMCC poderá ser requisitado sem custos;
o controle de inscrições, certificados e informações será feito pela SMCC.

APOIO = quando o evento é organizado por terceiros, mas conta com o apoio oficial do DCC, seguindo o conceito de que o mesmo é relevante para os associados e/ou comunidade. O apoio deve estar registrado formalmente.

Os seguintes itens devem ser respeitados:

membros do departamento não necessariamente precisam participar da organização do mesmo;
o logotipo SMCC e o nome do DCC devem obrigatoriamente constar em qualquer meio de divulgação, porém sem necessidade de grande destaque;
o organizador do evento (e não o DCC) responde por toda e qualquer cobrança (seja ela financeira, jurídica ou administrativa);
o evento não entra no Relatório de Atividades como produção do DCC, mas será contabilizado como “apoio a evento”;
o uso dos espaços e serviços da SMCC deverá obedecer a tabela vigente podendo contar com descontos maiores;
O controle de inscrições, certificados e informações não será feito pela SMCC e sim pela organização do evento.

Não se aplica = quando o evento é organizado por terceiros e não necessita ou não possui o apoio de DCC. Deverá seguir as regras para Eventos de Terceiros (vide abaixo).

Reuniões Científicas Periódicas:

As reuniões científicas periódicas (semanais, quinzenais, mensais, etc) deverão ser programadas e entregues na secretaria da SMCC no primeiro mês do ano para montagem da Grade do ano corrente.
As reuniões simples (não abertas ao público) entre membros do DCC, reuniões administrativas e/ou pequenas apresentações poderão ser agendadas mediante solicitação por escrito (e-mail ou papel) encaminhada diretamente à Secretaria Científica e serão atendidas mediante disponibilidade de espaço.

Reservas:

Quando a programação científica de um DCC não for fornecida e/ou a sala reservada não for utilizada por dois meses consecutivos, a reserva será cancelada e a sala automaticamente liberada para outros eventos, devendo o DCC interessado reiniciar o processo de solicitação através do preenchimento de novo Formulário de Controle de Eventos (vide item 1).

Divulgação:

O preenchimento do Formulário de Controle de Eventos é imprescindível para a solicitação de divulgação.

As opções de divulgação são:

No site da SMCC (nota ou inserção de link próprio);
Envio de e-mail aos cadastrados nos DCC (especificar quais DCC);
Envio de mala direta (custo de impressão e postagem a cargo do DCC).
O Departamento de Criação da SMCC poderá desenvolver arte para folders e cartazes para os eventos dos DCC, desde que enviados com antecedência e seguindo as normas da Diretoria de Comunicação. O custo com a impressão (gráficas) é de responsabilidade da organização do evento.

A divulgação da programação científica dos DCC será disponibilizada no site da SMCC e ocorrerá periodicamente através do Jornal MedicAção (encarte) e através de envio de e-mail ou mala direta aos associados.

É necessária a entrega do material (programação) até o dia 10 de cada mês, impreterivelmente, sob pena de não ter o evento divulgado nos meios impressos.

A divulgação de eventos realizados/promovidos pelos departamentos fora da SMCC será analisada caso o número de participantes seja superior a 100 pessoas.

NORMAS PARA EVENTOS DE TERCEIROS (ASSOCIADOS OU OUTROS)

Solicitação:

O organizador deve formalizar uma solicitação de análise mediante preenchimento do Formulário de Controle de Eventos, disponível no site da SMCC (versão para preenchimento online) ou na secretaria com a devida antecedência (solicitações de última hora poderão não ser autorizadas a tempo).
Após verificação de disponibilidade, será efetuada uma pré-reserva da data e horário desejados.
A solicitação será enviada para análise do Diretor Científico que poderá solicitar o parecer do(s) DCC ou outras Diretorias relacionados ao assunto do evento.
Nos casos pertinentes será encaminhada para reunião de Diretoria SMCC para aprovação.
Aprovado o evento, a Secretária dos DCC fará contato com o solicitante do mesmo para formalização (contrato).

Formalidades:

Deverá ser preenchido Contrato de Locação (onde será previsto custos, regras e penalidades) aprovado pelas partes, seguindo modelo de contrato disponibilizado pela SMCC.
O pagamento deverá ser efetuado 30% na assinatura do contrato e o restante até 02 (dois) dias úteis após o evento (constarão em contrato as condições).
As responsabilidades apontadas no item “Regras Gerais” nesta normativa e outras devem obrigatoriamente constar em contrato.

Custos:

O organizador deverá pagar o custo pela locação da(s) sala(s)/auditório e qualquer item adicional de acordo com tabela vigente.
Caso haja interesse em obter o apoio de algum DCC da SMCC, o organizador deve procurar os membros do DCC e solicitar a adesão oficial do mesmo, ciente da obrigatoriedade do apoio constar em qualquer meio de divulgação do evento (logotipo SMCC + nome do Departamento). Com o apoio formal, o organizador pode se beneficiar de descontos na locação e serviços (vide acima).
Caso o evento ultrapasse o horário de expediente normal da SMCC, o organizador deverá arcar com todos os custos extras de funcionários (constarão em contrato as condições).

Divulgação:

Caso haja interesse em solicitar divulgação do evento aos associados da SMCC, preencher os campos no Formulário de Controle de Eventos. A divulgação será cobrada conforme tabela vigente.

As opções de divulgação são:

No site da SMCC (nota ou inserção de link próprio);
Envio de e-mail aos associados (especificar quais DCC);
Envio de mala direta (custo de produção e postagem a cargo do organizador).

O Departamento de Criação da SMCC poderá desenvolver arte para folders e cartazes mediante solicitação (antecedência mínima de 15 dias) e seguindo as normas da Diretoria de Comunicação. Haverá custo adicional pelo serviço conforme tabela vigente. O custo com a impressão (gráficas) é de responsabilidade da organização do evento.

Casos Especiais:

Associados:
Os associados SMCC desfrutarão de benefícios exclusivos nas condições de negociação para seus eventos (já previstos nas tabelas de locação e serviços), contudo, sempre respeitando todas as normas aqui expostas.

Prefeitura Municipal de Campinas:
Eventos solicitados pela Prefeitura Municipal deverão sempre vir com ofício do Secretário/Diretor da Secretaria de Saúde (acordo firmado com a SMCC) e terão condições especiais, desde que destinados a médicos.

Sociedades e Associações Médicas:
Eventos solicitados por Sociedades e Associações Médicas deverão sempre vir com ofício do Presidente ou Diretor responsável e terão condições especiais, obedecidas às regras gerais.

Qualquer situação que não se enquadre nas regulamentadas acima, deverá ser encaminhada com justificativa/explicação aos cuidados da Diretoria Científica, que irá analisar e decidir ou tomar as devidas providências junto à Diretoria Executiva da SMCC.
A Diretoria Científica poderá inserir, remover ou alterar trechos ou normas a qualquer momento, sempre indicando a data de revisão.

II. NORMAS PARA PATROCÍNIOS

As empresas ou instituições que desejarem patrocinar os eventos/reuniões dos DCC da SMCC deverão registrar o valor e reciprocidades do patrocínio em contrato, que será submetido à avaliação da Assessoria Jurídica e aprovação pela Diretoria SMCC.
A Diretoria SMCC possui autonomia de vetar ou propor renegociação das condições de patrocínio previamente discutidas com os DCC que não estejam em conformidade com os interesses ou normativas da entidade.
Os valores dos patrocínios e eventuais excedentes serão reservados ao Departamento ou Comitê Científico favorecido.
Os eventuais prejuízos decorrentes de um evento deverão ser cobertos por seus organizadores e/ou patrocinadores e não serão automaticamente repassados à SMCC.
Os DCC poderão solicitar apoio/patrocínio à SMCC mediante o Formulário de Controle de Eventos. A diretoria irá avaliar caso a caso.

III. NORMAS PARA ASSESSORIA DE IMPRENSA

ASSESSORIA DE IMPRENSA SMCC
Luciana Rezende – Jornalista
Contato: na SMCC (período da manhã)
E-mail: imprensa@smcc.com.br
Celular: (19) 9602-4787

Os membros dos Departamentos Científicos representam a entidade e sua especialidade na cidade e região, portanto, é muito importante que atendam a imprensa quando solicitados.
Recomendamos atenção no fornecimento de informações que devem ser precisas e confiáveis. A SMCC não se responsabiliza por informações incorretas ou opiniões de seus associados que não tenham sido objeto de avaliação formal pela Diretoria.

Jornal MedicAção: A Assessoria de Imprensa poderá solicitar aos membros de DCC notas, entrevistas ou artigos para publicação no jornal MedicAção (publicação oficial da SMCC) que reúne notícias de interesse geral para os médicos, associados e suas famílias.
Os DCC também podem dar sugestões de pautas com temas de interesse para a classe médica e a família do médico (por ex: ligados a direito profissional, assuntos jurídicos, finanças, lazer, saúde, qualidade de vida, entre outros).

Notas/Informativos à Imprensa: a Assessoria de Imprensa poderá solicitar auxílio ou consultoria aos membros de DCC quando a SMCC receber solicitações de informativos referentes a temas médicos e das especialidades enviados para a imprensa.

Entrevistas à Imprensa: Esta intermediação é realizada pela Assessoria de Imprensa. Quando não for possível atender aos jornalistas, pedimos que o membro do DCC indique outro profissional para fazê-lo.

Agradecemos antecipadamente o apoio, e contamos com a colaboração de todos.

Diretor Científico (triênio 2011-2014)
Dr. Marcelo Amade Camargo

Diretor Científico Adjunto (triênio 2011-2014)
Dr. José Luiz Braga de Aquino

A Diretoria poderá alterar este regulamento a qualquer momento.

Dúvidas e sugestões, por favor, encaminhar por escrito aos departamentos responsáveis ou diretamente à Diretoria da SMCC.